关于进一步加强劳动合同管理工作的指导性意见
【劳动合同管理台帐】关于进一步加强劳动合同管理工作的指导性意见
各镇劳动办，各用人单位：
为切实解决目前企业中特别是集体、私营企业和个体工商户在用工行为上存在的重经济合同、轻劳动合同，重经济效益、轻劳动保护，重合同形式、轻合同内容，不按劳动法规办事，假签、代签合同,单方保管合同,超时加班、工资待遇偏低，拖欠员工工资，造成劳动争议案件和员工群体上访、罢工增多等问题，规范我区用人单位劳动合同管理工作，促进依法履行劳动合同，保护劳动者和用人单位的合法权益，根据《中华人民共和国劳动法》、《广东省劳动合同管理规定》和《深圳市劳动局合同管理办法》,现就进一步加强劳动合同管理有关事项提出如下意见：
一、 加强组织领导，落实劳动合同管理工作责任制
用人单位负责本单位劳动合同管理工作，各单位要将劳动合同管理工作作为企业管理的重要内容，切实加强组织领导，指定专职或兼职人员负责劳动合同的日常管理工作。用人单位劳动合同管理工作的主要职责是：
认真学习并贯彻执行有关劳动合同的法律、法规和政策;
结合本单位实际依法制定本单位劳动合同管理制度和与之相配套的各项规章制度;
依法办理劳动合同订立、变更、解除、终止等手续;
办理属于劳动合同管理范围的其他事项。
二、 建立管理制度，加强劳动合同日常管理工作
建立制度。加强劳动合同日常管理工作应从制度着手，用人单位应当建立健全劳动合同的签订、监督检查、解除和终止、档案管理、统计分析等劳动合同管理制度。
明确程序。用人单位要依照法律、法规、规章和规范性文件的规定，结合本单位实际，制定劳动合同管理办法，明确劳动合同签订、续订、变更、解除、终止的具体程序，规范本单位劳动合同管理行为，保护双方的合法权益。
健全手续。用人单位要健全办理签订、续订、变更、解除、终止劳动合同等有关手续的书面表式，并予以准确使用。
1、用人单位应当自招用劳动者之日起30日内与劳动者订立书面劳动合同。劳动合同须经劳动者本人和单位法定代表人签名，并加盖单位公章方为有效，私自以劳动者或单位法定代表人名义签订的劳动合同一律无效。劳动合同签订后，双方各执一份，并由劳动者在《劳动合同签收登记表》上签字确认。用人单位应将《劳动合同签收登记表》交劳动办备案，自留一份存档，在发生劳动争议或劳动监察部门执法检查时作为凭证备查。
2、劳动合同的变更只限于合同部分条款的变更,不包括当事人的变更。在用人单位转产、调整生产任务或生产项目,重新进行劳动组合、修订劳动定额、调整劳动报酬或职工福利方案,发生严重亏损;劳动者身体状况发生变化、劳动能力部分丧失、不能再适应劳动岗位的需要;劳动合同部分条款与新颁布的法律、法规相抵触及自然灾害导致合同无法履行等情况下, 劳动合同当事人均可以变更劳动合同，但应注意以下几个问题：
变更劳动合同必须在劳动合同有效期内进行;
变更劳动合同必须遵循平等自愿、协商一致和不违反法律法规规定的原则;
变更劳动合同必须遵循法定程序，任何一方要求变更劳动合同的有关内容,都应以书面形式通知对方,并说明变更的理由和拟修订的条款，请求对方限期答复;对方当事人应在接到通知后15日内给予答复。逾期不答复，视为同意变更劳动合同。
劳动合同没有变更，用人单位不得安排劳动者从事合同规定以外的工作或调换岗位。但下列情况除外：发生事故或灾害需要及时抢修或救灾;因生产、工作需要，单位内部机构或工种、岗位之间的临时调动;法律、法规和规章规定的其他情形。
3、用人单位和劳动者解除劳动合同的，应符合劳动法律、法规规定的程序和条件，下达《解除劳动合同通知书》，明确实施解除劳动合同的时间和理由，送达劳动者。用人单位不得滥用企业内部规章制度或所谓经济性裁员的名义随意辞退劳动者。
4、劳动合同期满，用人单位同意与劳动者续订劳动合同的，应在劳动合同期满前三十日内将《续订劳动合同意向通知书》送达劳动者，经双方协商同意，办理续订手续。
5、劳动合同期满时符合顺延合同期限条件的，如劳动者在医疗期、孕期、产期、哺乳期内劳动合同期限届满，用人单位应顺延其劳动合同期，直至顺延条件消失。用人单位对顺延劳动合同期限情况要有书面记载。
6、劳动合同期满，用人单位与劳动者终止劳动合同的，应在劳动合同期满前，将《终止劳动合同通知书》送达劳动者，载明实施终止劳动合同的时间。对大批终止劳动合同的，用人单位应持慎重态度，不要采取“一刀切”的办法将大批员工推向社会。用人单位在同一时间终止劳动合同人数100人以上的，应在距终止合同60日前，以书面形式向当地劳动部门报告，待提出指导性意见后再办理终止手续。
三、健全管理台帐，加强劳动合同管理基础工作
建立劳动合同管理台帐，是全面履行劳动合同的基础。各用人单位应当建立健全管理台帐，记录本单位劳动用工状况及劳动者的基本情况。劳动合同管理台帐还要详细记录劳动者的劳动报酬、工时休假、培训、奖惩、加班等劳动合同的履行情况，为在单位内部形成公开考核、公平竞争的机制提供科学依据。要指定专职或兼职人员负责日常管理工作，对劳动合同实施动态管理。有条件的用人单位要实行微机管理，促进管理的规范化、标准化，提高管理效率。
用人单位要建立以下基础性的劳动合同管理台帐：
1、劳动合同基本情况台帐;
2、劳动合同签订、变更、终止、解除台帐;
3、员工培训记录台帐
4、员工考勤统计台帐;
5、单位与员工签订的其他专项协议台帐;
6、其他必要台帐。
四、制定完善相关规章制度，依法履行劳动合同
用人单位应依照国家法律、法规的规定及用人单位管理的需要，制定与劳动合同运行密切相关的规章制度。规章制度一般包括：
1、招聘录用员工管理规定;
2、企业工资分配制度;
3、员工保险福利管理规定;
4、考勤管理规定;
5、员工奖惩规定和程序;
6、员工培训、考核制度;
7、员工保守用人单位商业秘密的规定;
8、企业岗位规范管理办法;
9、根据需要建立的其他规章制度。
用人单位制定的企业内部规章制度，要形成激励和制约机制，具有可操作性。要不断完善与劳动合同制度密切相关的各项规章制度，把日常考核、劳动报酬、工时休假、劳动纪律、职工奖惩等规章制度与履行劳动合同紧密衔接起来，以促进工资能增能减、岗位能上能下、人员能进能出的新型劳动用人机制的形成。用人单位制定的规章制度，应经职代会或职工大会、股东大会、董事会等权力机构或其他相应的民主程序通过，并明确告知全体员工。规章制度与国家有关法律、法规、规章和规范性文件相抵触的，应及时修改。
五、加强劳动合同管理的监督工作
用人单位工会和职代会要加强对本单位劳动合同管理工作的监督检查，积极参与本单位劳动合同管理制度、内部规章制度的制定，并对劳动合同履行过程中存在的问题，提出意见和建议。工会可通过集体协商、集体合同制度、协调劳动关系，依法保护双方的合法权益。
六、加强政策指导、咨询服务和监察工作
各镇劳动部门、各用人单位主管部门要把加强劳动合同管理工作作为贯彻《劳动法》和维护改革、发展、稳定的一项重要的基础工作来抓，深入基层指导其建立、健全有关制度，加强对管理经营者和劳动合同管理人员的政策培训和业务指导，并认真总结推广加强劳动合同管理的先进经验，指导用人单位主动搞好劳动合同管理工作。区、镇劳动部门在办理各类业务时，要增强查验劳动合同的意识，对未依法建立劳动关系、未签订劳动合同的，应督促其依法建立劳动合同后再予以办理;要通过劳动监察，对用人单位劳动合同签订及履行情况进行监督检查，纠正用人单位的违法行为，解决劳动合同管理中的突出问题，促进我区劳动合同管理工作不断完善和规范。
